Como sabemos, as associações são constituídas pela reunião de pessoas que desejam desenvolver atividades de interesse social, em prol de determinado grupo ou da sociedade em geral, sem a pretensão de obter lucro ou outro tipo de benefício financeiro.

Para que uma associação ganhe personalidade jurídica e possa exercer essas atividades, é necessário que os documentos de constituição (ata da assembleia de criação e eleição de primeira diretoria, bem como o estatuto social) estejam devidamente registrados no Cartório de Registros de Pessoas Jurídicas, na Prefeitura local, e na Receita Federal do Brasil.

O estatuto, além de diversas informações, como o nome, a sede, e os fins da entidade; os direitos e obrigações dos associados; dentre outras exigências constantes no Código Civil (Lei nº 10.406/02, Art. 54), também deve definir a estrutura e o funcionamento organizacional da entidade.

Estrutura Organizacional ideal de Associações

A estrutura ideal é aquela composta por:

Assembleia Geral

A Assembleia Geral é o órgão máximo deliberativo em uma associação, geralmente composta por todos os associados que estejam em dia com suas obrigações sociais, sendo identificados os que possuem direito a voz e/ou a voto, conforme as regras e exigências dispostas no estatuto.

Apesar de não serem obrigatórias, de acordo com o Código Civil, a Assembleia Geral possui privativamente a competência para destituir os administradores e alterar o estatuto. No entanto, por se tratar do mais alto órgão da associação, é recomendável também que a ela seja atribuída a missão de eleger os administradores e aprovar as contas da entidade.

Quando se trata de entidades de grande porte, é comum que abaixo da Assembleia Geral exista um Conselho de Administração, que pode assumir o papel decisório, principalmente em virtude da dificuldade de reunir os associados para a realização das assembleias gerais.

Portanto, o Conselho de Administração é um órgão facultativo nas associações (exceto no caso daquelas qualificadas como Organizações Sociais – OS, onde este é obrigatório, conforme determina a Lei nº 9.637/98),  podendo estar previsto nos estatutos de acordo com o tamanho e estrutura da entidade.

Diretoria

Composta por um número ilimitado de pessoas,  a Diretoria Executiva é o órgão responsável pela administração da associação, podendo ter  apenas um presidente, bem como diversos diretores (financeiro, administrativo,  de projetos, etc.), a depender do tamanho e volume de atividades da entidade. 

Desta forma, além da quantidade de membros da Diretoria , também é importante  estar bem delineado o prazo dos mandatos dos eleitos ou escolhidos para os cargos, que pode ser de 2, 4, 5…50 anos (não há imposição legal quanto a isso), e ainda se existe a possibilidade de reeleição ou recondução, e em quais condições.

As boas práticas de governança sugerem que por se tratar de um órgão colegiado é recomendável que possua mais de um integrante e que os mandatos não sejam superiores a 4 anos, para que a gestão possa ser renovada e permita a oxigenação da organização, evitando que surja a equivocada impressão de que a associação possui um “dono”. Deve ainda estar prevista, se for o caso, a possibilidade de reeleição, bem como quantidade de vezes que essa recondução poderá ocorrer.

Vale ressaltar que a diretoria tanto pode ser composta por associados eleitos, como por administradores contratados para tal fim.

Conselho Fiscal

O Conselho Fiscal é o órgão responsável pelo controle e fiscalização, e não apenas das contas como muitos imaginam, mas também da própria gestão da entidade.

Exceto em casos onde a associação possua ou pretenda ter a qualificação de Organização da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP, Lei nº 9.790/99, que exige a presença do referido conselho- o Conselho Fiscal não é um órgão obrigatório, somente citado no Código Civil no capítulo que trata das sociedades mercantis.

Porém, a constituição de um órgão de controle e fiscalização é totalmente recomendável pelas boas práticas de governança, para o exercício da transparência, e principalmente para colaborar com a integridade e a conformidade exigidas pelo Compliance.

As regras de composição e competências de um conselho fiscal constam também nos Arts. 161 a 165 da Lei nº 6.404/76, conhecida com a Lei das Sociedade Anônimas, que podem ser tranquilamente adaptadas e utilizadas pelas entidades sem fins lucrativos, sendo recomendável que seja composto a partir de 2 membros, eleitos ou escolhidos, preferencialmente em número ímpar para fins de desempate nas votações, quando necessário.

Assim como no caso da diretoria, o conselho pode tanto ser integrado por associados eleitos, quanto por não associados convidados para tal fim. Outra recomendação é que os componentes possuam conhecimento acerca das finalidades da associação, de contabilidade, legislação e finanças relativas ao terceiro setor, e principalmente que possuam total independência pessoal com relação aos conselheiros e dirigentes, e independência financeira com relação à própria instituição, para que possam exercer suas atividades de controle e fiscalização com imparcialidade e objetividade.

Algumas associações,, podem ter outros órgãos de caráter consultivo, científico, técnico, etc., como os Conselhos Consultivos, e os Comitês Científicos, Técnicos, de Projetos, e de Pesquisa.

Portanto, a constituição de conselhos e comitês especiais vai depender das finalidades, abrangência, áreas e locais de atuação, tamanho, estrutura e forma de operacionalização da associação. E vale lembrar que a estrutura organizacional das associações, com seus órgãos obrigatórios, facultativos e opcionais, deve estar devidamente disposta no estatuto, indicando suas respectivas atribuições, competências, composição e prazo de mandato.

Fonte: Nossa Causa